Con el inicio de cada ejercicio, la empresa debe recalcular las retenciones de IRPF aplicable a sus trabajadores en función de las retribuciones previstas y de su situación personal y familiar. No se trata de un simple trámite administrativo, sino de una obligación que, si se gestiona de forma incorrecta, puede generar incidencias tanto para la empresa como para la plantilla.
El documento clave en este proceso es el modelo 145, mediante el cual el trabajador comunica al pagador sus circunstancias personales y familiares a efectos del cálculo de la retención.
Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral
Cada vez que se incorpora un trabajador, debe facilitarse el modelo 145 para que pueda comunicar su situación antes de comenzar la relación laboral o, como máximo, antes del primer pago de salario.
Este documento es la base para determinar el tipo de retención aplicable desde el primer momento. Si el trabajador no lo entrega, la empresa está obligada a calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo, lo que normalmente implica un tipo más elevado.
En ausencia del modelo 145 no es posible aplicar criterios propios ni estimaciones: debe aplicarse la situación más desfavorable prevista en la normativa.
Revisión anual y comunicación de cambios en enero
Aunque el modelo 145 no debe presentarse automáticamente cada año, enero es el momento adecuado para recordar a la plantilla que comunique cualquier variación en su situación personal o familiar.
Algunos cambios que pueden modificar el tipo de retención son:
- Nacimiento o adopción de hijos.
- Reconocimiento de discapacidad.
- Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos establecidas judicialmente.
- Modificaciones relevantes en los ingresos previstos.
Cuando el cambio implique un aumento en la retención y pueda regularizarse durante el ejercicio, la comunicación debe realizarse en el plazo de diez días desde que se produce la circunstancia.
La falta de comunicación no elimina el ajuste: la diferencia suele aflorar posteriormente en la declaración de la renta.
Cálculo correcto de la retención
El cálculo del tipo de retención exige una previsión razonable de los ingresos anuales del trabajador. Para ello deben considerarse:
- El salario fijo anual, incluyendo pagas extraordinarias si no están prorrateadas.
- Las retribuciones variables previsibles, tomando como referencia al menos las percibidas el año anterior salvo que existan datos objetivos que indiquen una disminución.
- Las retribuciones en especie, valoradas conforme a la normativa fiscal aplicable.
Estos datos deben combinarse con la información facilitada en el modelo 145, que es la que legitima el tipo aplicado en nómina. Incluso si existen dudas sobre los datos declarados por el trabajador, la empresa debe calcular la retención conforme a lo comunicado y conservar el documento firmado.
Conservación del modelo 145
El modelo 145 debe archivarse junto con la documentación laboral del trabajador. Es la prueba de que la empresa ha actuado conforme a la información facilitada.
En caso de comprobación por parte de la Administración tributaria, disponer del modelo correctamente cumplimentado puede evitar responsabilidades adicionales. La falta de conservación del documento puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error provenga del trabajador.
Consecuencias del incumplimiento
Para el trabajador, no comunicar cambios o facilitar datos incorrectos puede derivar en sanciones significativas, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.
Para la empresa, no solicitar el modelo 145, no conservarlo o aplicar un cálculo incorrecto puede dar lugar a regularizaciones, requerimientos y posibles responsabilidades tributarias.
Las incidencias relacionadas con retenciones suelen detectarse meses después, cuando ya resulta más complejo corregirlas sin impacto económico.
Ventajas de una gestión ordenada
Mantener actualizada la información permite que el trabajador soporte una retención coherente con su situación real y evita ajustes bruscos en la declaración del IRPF.
Para la empresa, una gestión sistemática reduce recalculaciones durante el ejercicio, conflictos internos y riesgos en caso de revisión administrativa.
Por ello, es recomendable remitir en enero una comunicación interna recordando a la plantilla la importancia de revisar sus datos y facilitando un nuevo ejemplar del modelo 145 cuando sea necesario.
Una revisión a tiempo suele evitar problemas fiscales más adelante. En gestoría Villar y Asociados nos encargamos de revisar el cálculo de tus retenciones en nuestro departamento de fiscalidad.